Dans de nombreuses PME belges, le dirigeant est à la fois administrateur unique et associé unique de sa SRL. Cette concentration des pouvoirs simplifie incontestablement la gestion quotidienne de la société. Elle ne dispense toutefois pas du respect des règles du Code des sociétés et des associations relatives aux conflits d’intérêts.
Or, en pratique, cette procédure est fréquemment ignorée.
1. Quand y a-t-il un conflit d’intérêts ?
La procédure doit être appliquée lorsqu'un administrateur a, dans le cadre d'une décision ou d'une opération relevant de sa compétence, un intérêt patrimonial opposé à celui de la société (art. 5:76 CSA). Les exemples sont nombreux :
- octroi d'un prêt par la société à son dirigeant ;
- mise à disposition ou vente d'un immeuble entre la société et son administrateur ;
- reprise par l'administrateur d'un véhicule ou d'un autre actif appartenant à la société ;
- abandon d'une créance détenue par la société sur son dirigeant ;
- fixation de certaines rémunérations ou avantages particuliers.
La question n'est donc pas exceptionnelle. Elle se pose régulièrement dans la vie des petites sociétés.
2. Une idée reçue : « je suis seul associé, je fais ce que je veux »
Beaucoup de dirigeants pensent que la procédure de conflit d'intérêts n'a pas d'utilité lorsque toutes les actions de la société sont détenues par une seule personne.
C'est inexact.
Le CSA prévoit certes un régime simplifié pour l'hypothèse où l'administrateur unique est également l'associé unique (art. 5:76, § 4 CSA). Dans ce cas, il peut prendre lui-même la décision ou réaliser l'opération concernée. Il n'est donc pas nécessaire de convoquer une assemblée générale distincte.
Cette simplification ne signifie cependant pas que toute formalité disparaît.
3. L'obligation d'établir un rapport spécial
Lorsque l'administrateur unique est également l'associé unique, il doit établir un rapport spécial relatif à l'opération concernée (art. 5:77 CSA). Ce rapport doit notamment :
- décrire la décision ou l'opération concernée ;
- expliquer la nature du conflit d'intérêts ;
- justifier pourquoi l'opération est conforme à l'intérêt de la société ;
- exposer les conséquences patrimoniales pour la société ;
- mentionner les contrats conclus entre l'administrateur et la société.
Pour les petites SRL qui ne rédigent pas de rapport de gestion, ce document doit être conservé et déposé avec les comptes annuels selon les modalités prévues par le Code.
Cette formalité est essentielle. Pourtant, il n'est pas rare de constater que des opérations importantes sont réalisées sans aucun rapport écrit.
4. Quels sont les risques ?
Le non-respect de la procédure n'est pas anodin. Le CSA permet notamment la remise en cause de certaines décisions ou opérations lorsque les conditions légales sont réunies (art. 5:77, § 2 CSA). En outre, l'absence de respect de la procédure est une faute consistant à la violation du CSA qui est susceptible d'engager la responsabilité de l'administrateur. Les problèmes apparaissent souvent plusieurs années plus tard :
- à l'occasion d'un contrôle fiscal ;
- lors de l'arrivée d'un investisseur ;
- dans le cadre d'une cession d'actions ;
- ou encore, et surtout, en cas d'insolvabilité de la société. En effet, le curateur pourra invoquer ce non-respect de la procédure en matière de conflit d’intérêts pour engager la responsabilité personnelle de l’administrateur.
5. En pratique
La procédure de conflit d'intérêts n'est pas réservée aux grandes sociétés. Elle concerne aussi les petites SRL familiales et les SRL unipersonnelles. Lorsqu'un dirigeant contracte avec sa propre société ou prend une décision dont il retire un avantage patrimonial personnel, il devrait systématiquement se poser la question suivante : « Suis-je en présence d'un conflit d'intérêts nécessitant l'établissement d'un rapport spécial ? » Dans de nombreux cas, la réponse sera positive. Une formalité de quelques lignes rédigée au bon moment permet souvent d'éviter des difficultés considérables plusieurs années plus tard. C'est précisément dans les SRL unipersonnelles, où personne ne contrôle réellement le respect de ces règles au quotidien, que la vigilance doit être la plus grande.
