Introduction
Depuis la crise COVID-19 et l'augmentation du télétravail, la signature électronique est devenue essentielle et pourrait bientôt être la norme dans de nombreux secteurs. Notamment, la signature électronique simplifie considérablement le processus de signature des contrats : il n’est plus nécessaire de faire signer des documents imprimés et de les renvoyer par courrier. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs, les coûts d'impression et d'envoi, tout en étant plus respectueux de l'environnement. Elle est maintenant une alternative sécurisée et légale à la signature manuscrite.
1. Cadre normatif applicable
Au niveau européen, la signature électronique est régulée par le Règlement (UE) n°910/2014, également connu sous le nom de Règlement eIDAS. Ce texte de loi fixe les règles pour les signatures électroniques et les services de confiance au sein du marché unique européen, remplaçant ainsi l’ancienne directive 1999/93/CE.
En Belgique, la législation relative à la signature électronique est détaillée dans le Code de droit économique, plus précisément les articles XII.24 et suivants, qui établissent les règles pour les services de confiance. En ce qui concerne la preuve des documents, le Code civil (livre 8) définit les notions d'« écrit », de « signature », et de « signature électronique ».
2. Types de signatures électroniques
Il existe trois types de signatures électroniques, classées selon leur niveau de sécurité : simple, avancée, et qualifiée. Le Règlement eIDAS réserve des effets juridiques différents à ces trois types de signatures électroniques.
Toutefois, l’article 25.1 du Règlement eIDAS prévoit un principe général de première importance : « [l]’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée ». Il s’agit du principe dit de « non-discrimination ».
En définitive, c’est au juge belge qu’il reviendra d’apprécier la force probante d’une signature électronique (non qualifiée) en vérifiant si elle remplit les fonctions prévues à l’article 8.1.2° du Code civil, à savoir (i) l’identification du signataire et (ii) la manifestation de sa volonté d’adhérer au contenu du document signé.
La signature électronique simple. Ce type de signature est le plus basique. Il peut s’agir :
- d’une image scannée d'une signature manuscrite insérée dans un document
- d’une case à cocher dans un formulaire en ligne pour confirmer l'acceptation des conditions.
- de la signature au bas d’un e-mail
Bien qu'elle ne puisse être écartée au seul motif qu’il s’agit du type de signature électronique le plus basique en vertu du principe de non-discrimination, sa validité peut être contestée si elle ne répond pas aux critères d’identification du signataire et de manifestation de sa volonté d’adhésion au contenu visés à l’article 8.1.2° du Code civil.
La signature électronique avancée. Cette signature offre un niveau de sécurité supérieur et doit satisfaire aux exigences suivantes :
- être liée au signataire de manière univoque ;
- permettre d’identifier le signataire ;
- avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
- être liée aux données associées à cette signature de manière à ce que toute modification ultérieure des données soit détectable (art. 3.12 et 26 du Règlement).
Il s’agit notamment :
- d’une signature utilisant une technologie de clé publique (PKI) où le signataire utilise une clé cryptographique unique pour signer un document PDF;
- d’un document signé avec une application de signature électronique qui associe des données biométriques comme l’empreinte digitale pour garantir l’identité du signataire ;
- d’une signature intégrée dans un logiciel de gestion de documents qui crée un fichier de signature sécurisé, associé de manière vérifiable au contenu signé.
Ce type de signature assure que les données n'ont pas été modifiées après la signature et garantit que la signature est liée de manière unique au signataire. Elle remplit en principe les critères fixés par l’article 8.1.2° du Code civil.
La signature électronique qualifiée. C’est le type de signature le plus sécurisé. Elle suppose (art. 3.11 du Règlement) :
Il s’agit par exemple :
- d’une signature à l’aide d’une carte d'identité électronique (eID) via un prestataire qualifié, validée par un certificat électronique qualifié ;
- d’une signature à l’aide d’une carte d’avocat via la plateforme DPA (DPA-Sign-A-Doc) ;
- d’une signature à l'aide de l'application « Itsme » qui utilise un code PIN pour authentifier l'identité du signataire (la SA BELGIAN MOBILE ID qui exploite Itsme est un prestataire qualifié) ;
- d’une signature via un dispositif de signature électronique qualifié, comme une clé USB avec un certificat numérique, qui garantit l'intégrité du document et l'identité du signataire.
Ce type de signature a la même valeur légale qu’une signature manuscrite, et le juge doit accepter sa validité aux mêmes conditions.
3. Questions pratiques
Quid de l’exigence des originaux multiples ? Pour les contrats qui nécessitent plusieurs originaux, l'article 8.20 du Code civil précise que cette exigence est remplie même pour les contrats électroniques, à condition que chaque partie puisse obtenir ou accéder à une copie du document.
4. Quels documents peuvent être signés électroniquement ? :
- Actes sous seing privé : Tous types de signatures électroniques sont acceptables, mais pour les signatures simples, il est nécessaire de vérifier leur conformité aux critères du Code civil.
- Actes notariés dématérialisés : ils doivent impérativement être signés avec une signature électronique qualifiée (article 8.15, alinéa 3 du Code civil).
- Documents sociaux : ils peuvent être signés électroniquement avec tout type de signature, sauf pour les documents sociaux nécessitant une forme authentique (signature électronique qualifiée).
Comment s’assurer contractuellement de la validité de la signature électronique ? Sauf les définitions visées à l’article 8.1 du Code civil et hormis les cas où la loi en dispose autrement, toutes les règles du livre 8 du Code civil sont supplétives (article 8.2 du Code civil). Il est donc possible d'inclure des clauses dans les contrats pour préciser les effets de la signature électronique, comme son équivalence à une signature manuscrite (même s’il ne s’agit pas d’une signature électronique qualifiée), la date de la convention, et la possibilité ou non de reproduire l'original électronique.
5. Conclusion
N’hésitez pas à recourir à la signature électronique ! De nombreuses plateformes (DocuSign, YouSign, Adobe Reader, etc.) proposent des services, à des coûts variables, qui vous éviteront de devoir déplacer toutes les parties ainsi que la perte de temps liée à l’impression et la signature des contrats et de leurs annexes. Vous éviterez en outre le gaspillage de papier. Si vous hésitez sur la qualification à donner à la signature électronique (simple, avancée ou qualifiée), précisez contractuellement qu’elles ont la valeur d’une signature manuscrite. Compte tenu du caractère supplétif du livre 8 du Code civil, ceci suffira à déployer les effets juridiques escomptés sur le plan probatoire.
